DATENSCHUTZ

Datenschutzerklärung

Stand: 19. Oktober 2026

Welche Daten OrDivo bearbeitet, wozu, wer sie erhält, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortliche und Rollen

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit OrDivo ist die

Presolutions GmbH
Lerzenstrasse 21
8953 Dietikon
Schweiz
E-Mail info@presolutions.ch

(nachfolgend „Presolutions“ oder „wir“). Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@presolutions.ch mit dem Betreff „Datenschutz OrDivo“.

Wir unterscheiden zwei Rollen:

Presolutions als Verantwortliche: für die Daten zu Ihrem Konto, zur Anmeldung, zur Abrechnung, zur Sicherheit, zum Support und zu dieser Website.
Presolutions als Auftragsbearbeiterin: für die Geschäftsdaten, die eine Kundin in OrDivo führt, etwa Daten ihrer Kundinnen, Lieferanten und Mitarbeitenden sowie bei Liegenschaften Daten von Mietparteien und Eigentümerinnen (Ziffer 5). Verantwortlich ist dafür die Kundin; wir bearbeiten diese Daten nur in ihrem Auftrag (siehe AGB Ziffer 16). Sind Sie Kundin oder Kunde einer Firma, die OrDivo nutzt, wenden Sie sich mit Anliegen zu Ihren Daten bitte zuerst an diese Firma.

Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, gilt sie ergänzend (Ziffer 25).

2. Das Wichtigste in Kürze

Anwendung, Datenbank und Dateiablage von OrDivo laufen auf Servern, die Presolutions in der Schweiz betreibt. Sind Dienste Dritter beteiligt – OrDivo AI (OpenAI), E-Mail-Versand und Anbindungen (Microsoft, Google) –, bearbeiten diese die dafür nötigen Daten auch ausserhalb der Schweiz (Ziffer 21).
Wenn Sie OrDivo AI nutzen oder Ihre Firma eine KI-Automatik ausdrücklich einschaltet, gehen die dafür nötigen Daten an OpenAI, einen Anbieter mit Sitz in den USA (Ziffer 10).
Daten werden im Betrieb verschlüsselt übertragen (HTTPS). Zusätzlich verschlüsselt gespeichert werden nur einzelne, besonders heikle Angaben, etwa Zugangsschlüssel von Anbindungen, Belege der Steuererklärung sowie AHV-Nummer, IBAN, Geburtsdatum und Adresse von Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung; übrige Geschäftsdaten und Dateien liegen nicht zusätzlich verschlüsselt auf den Servern (Ziffer 24).
E-Mails von OrDivo werden über Microsoft versendet (Ziffer 12).
Webanalyse (Google Analytics 4) und Werbemessung (Google Tag Manager, Google Ads) nur auf den öffentlichen Seiten und nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung, je Kategorie einzeln; ohne Zustimmung nur technisch notwendige Cookies. In der angemeldeten Anwendung findet weder Webanalyse durch Google noch Werbemessung statt (Ziffer 3).
OrDivo misst selbst, über welche Seite oder Kampagne neue Firmen zu OrDivo finden – ohne IP-Adresse, ohne Drittanbieter und nur, wenn du der Messung zustimmst (Ziffer 3).
Wir verkaufen keine Daten und verwenden Geschäftsdaten nicht für Werbung.

Welche Funktionen und Anbindungen heute verfügbar sind, zeigt diese Übersicht:

Kunden, Offerten, Aufträge, Rechnungen mit QR-Zahlteil, Zahlungserinnerungen und Mahnungen: verfügbar
Produkte, Lager, Projekte, Kalender und Dokumentenablage: verfügbar
je nach Abonnement
Doppelte Buchhaltung, MWST-Abrechnung, Abschluss und Berichte: verfügbar
Pro; die MWST-Abrechnung wird nicht an die ESTV übermittelt
Lohn und Lohnausweise: verfügbar
Pro; nicht Swissdec-zertifiziert, keine elektronische Übermittlung an Behörden oder Versicherungen; die Quellensteuer erfasst der Arbeitgeber als extern ermittelten Betrag
Automatische Berechnung der Quellensteuer, Quellensteuer-Abrechnung und -Meldung an Kantone (ELM): vorbereitet, derzeit nicht freigeschaltet
Steuerfunktionen in Vorbereitung
Belege mit automatischer Texterkennung (OCR): verfügbar
die Erkennung läuft auf den Servern von OrDivo; mit OrDivo AI nur auf Knopfdruck oder mit eigener Zustimmung der Firma
OrDivo AI – KI-Assistent und KI-Funktionen: verfügbar
Anbieter: OpenAI
Diktat über die Spracherkennung des Browsers: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
je Firma abschaltbar; eine Umwandlung über OpenAI nur, wenn OrDivo sie eingeschaltet hat (Datenschutzerklärung Ziffer 10)
Vorbereitung der privaten Steuererklärung: vorbereitet, derzeit nicht freigeschaltet
Steuerfunktionen in Vorbereitung: neue Steuererklärungen sind noch nicht möglich, die Kantone werden erst nach fachlicher Prüfung einzeln freigegeben; bestehende Steuerfälle bleiben nutzbar. OrDivo berechnet keine Steuer und reicht nichts ein
Kauf einer einzelnen Steuererklärung mit einem Privatkonto: vorbereitet, derzeit nicht freigeschaltet
Import von Kontoauszügen (camt.053/054) und Zahlungsabgleich: verfügbar
Pro
Direkte Verbindung zu einer Bank (Bankschnittstelle, Open Banking): nicht angeboten
Import aus CSV- und Excel-Dateien: verfügbar
Eigene Schnittstellen der Firma (Webhooks, API-Schlüssel, Stripe): verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
Pro
Firmensuche im UID-Register des Bundes: verfügbar
Online-Zahlung über Payrexx: vorbereitet, derzeit nicht freigeschaltet
Microsoft 365: Outlook-Kalender mit Einladungen, Teams-Besprechungen, Versand über das eigene Outlook-Postfach: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
Pro; Teams-Besprechungen nur mit einem Konto, das sie unterstützt
Anmeldung mit Microsoft: verfügbar
zusätzlich zur Anmeldung mit E-Mail und Passwort; Verknüpfung nur nach Bestätigung mit dem OrDivo-Passwort
Nachrichten in Kanäle oder Chats von Microsoft Teams: nicht angeboten
Microsoft OneDrive: Belege und Verkaufsdokumente ablegen und übernehmen: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
Pro; OrDivo löscht nichts in OneDrive
Erinnerungen und Hinweise in OrDivo und per E-Mail: verfügbar
je Person einstellbar; nie an die Kundschaft der Firma
Hinweise per Push-Mitteilung oder SMS: nicht angeboten
Anmeldung mit Google: verfügbar
zusätzlich zur Anmeldung mit E-Mail und Passwort
Google Kalender: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
nur ein eigener OrDivo-Kalender
Gmail: Versand von Offerten, Rechnungen und Mahnungen aus dem eigenen Postfach: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
nur Versand, OrDivo liest den Posteingang nie
Google Drive: Buchhaltungsdokumente in einem eigenen OrDivo-Ordner ablegen: verfügbar, wenn Sie es selbst einrichten
OrDivo sieht nur, was es selbst dort abgelegt hat, und einzelne Dateien, die du im Google-Auswahlfenster wählst
Google Meet: nicht angeboten
WhatsApp (Meta): nicht angeboten
Verknüpfung mit LeadMatch: vorbereitet, derzeit nicht freigeschaltet
Einreichung bei Steuerbehörden oder der ESTV: nicht angeboten

Abschnitte zu Anbindungen, die als „vorbereitet“ oder „nicht angeboten“ bezeichnet sind, beschreiben, was bei einer späteren Einführung gelten wird; heute findet diese Bearbeitung nicht statt.

3. Website, Protokolle und Cookies

Beim Aufruf von ordivo.ch bearbeiten unsere Server technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Statuscodes. Wir verwenden sie für Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsabwehr (etwa Begrenzung der Anfragen je Adresse) und Fehlersuche. Die Server-Protokolle werden fortlaufend überschrieben.

OrDivo setzt nur Cookies, die für den Betrieb nötig sind: für die angemeldete Sitzung, für den Schutz vor untergeschobenen Anfragen (CSRF) und für einzelne Anmeldeschritte. Nach einer erfolgreichen Anmeldung legt OrDivo zudem das Cookie „ordivo_geraet“ ab (Laufzeit höchstens 400 Tage): Es enthält je Konto nur eine verschlüsselte Kennung, weder Namen noch E-Mail- oder IP-Adresse, und dient allein dazu, eine Anmeldung von einem bisher unbekannten Browser zu erkennen (siehe Ziffer 4). Analyse- und Werbe-Cookies setzt OrDivo nur mit deiner Zustimmung (siehe unten, „Werbemessung“); ohne Zustimmung lädt die Website keine Skripte, Schriften oder Bilder von fremden Servern. Für die eigene Herkunftsmessung setzt OrDivo – nur mit deiner Zustimmung – zwei eigene Cookies (siehe unten, „Eigene Herkunftsmessung“). Direkt nach der Eröffnung eines neuen Kontos mit Testphase setzt OrDivo für höchstens 30 Minuten das Cookie „ordivo_konv“ (eine signierte interne Nummer, die die Meldung an Google Ads nach Zustimmung ermöglicht) und auf der Willkommensseite für höchstens 10 Minuten „ordivo_konv_ereignis“ (dieselbe Nummer für das Skript der Werbemessung). Browser der Plattformverwaltung von OrDivo tragen das Cookie „ordivo_intern“, damit ihre Aufrufe nicht als Besuch gezählt werden.

Eigene Herkunftsmessung (ohne Drittanbieter)

Wir möchten wissen, über welche Seite, Suchmaschine, Empfehlung oder Kampagne neue Firmen zu OrDivo finden. Dafür speichert OrDivo selbst – auf eigenen Servern in der Schweiz, ohne Google oder andere Anbieter – je Besuch der öffentlichen Seiten (Startseite, Preise, Registrierung usw.): die Einstiegsseite (ohne Parameter), den Namen der verweisenden Website (nur die Domain), Kampagnenangaben aus dem Link (utm-Parameter), ob der Link eine Klick-Kennung eines Anzeigennetzwerks trug (nur deren Art und ein nicht umkehrbarer Prüfwert, nie die Kennung selbst) sowie Geräteklasse, Betriebssystem und Browser als grobe Klasse (etwa „Mobil, iOS, Safari“). Nicht gespeichert werden IP-Adresse, vollständige Browserkennung, Name oder E-Mail-Adresse.

Dazu legt OrDivo zwei eigene Cookies mit zufälligen Kennungen ab: „ordivo_hk“ (90 Tage, erkennt den Browser wieder) und „ordivo_hs“ (30 Minuten, fasst Aufrufe zu einem Besuch zusammen); in unserer Datenbank steht nur ein Prüfwert dieser Kennungen. Eröffnest du ein Konto mit Testphase, ordnen wir der neuen Firma die Herkunft der Besuche der letzten 90 Tage zu. Die Auswertung sehen nur Administratorinnen der OrDivo-Plattform und nur zusammengefasst; nichts davon geht an Werbe- oder Analyseanbieter. Besuchsdaten löschen wir nach 13 Monaten, die zusammengefasste Herkunft einer Firma mit dem Firmenkonto.

Die Messung findet nur statt, wenn du im Hinweis „Messung und Werbung“ die Kategorie „OrDivo-Messung“ erlaubst; sie ist unabhängig von den Kategorien „Google Analytics“ und „Google-Werbung“ und schaltet Google nie mit ein. Bis dahin – auch wenn der Link, über den du kommst, Kampagnenangaben oder eine Klick-Kennung trägt – setzt OrDivo diese Cookies nicht und speichert keinen Besuch; nach deiner Zustimmung wird die Seite, auf der du zugestimmt hast, einmal nachgetragen. Lehnst du sie ab oder widerrufst du deine Wahl (neu wählen), oder sendet dein Browser das Signal „Global Privacy Control“, setzt OrDivo diese Cookies nicht, löscht vorhandene bei der nächsten Seite und speichert keinen Besuch. Das Signal „Global Privacy Control“ deines Browsers gilt immer als Ablehnung – für die OrDivo-Messung, für Google Analytics und für Google-Werbung, auch nach einem früheren „Erlauben“. Automatisierte Abrufe (Suchmaschinen, Prüfdienste) zählen wir nur als Tageszahl.

Webanalyse mit Google Analytics 4 (nur mit Zustimmung)

Wir möchten verstehen, wie die öffentlichen Seiten von ordivo.ch genutzt werden – welche Seiten aufgerufen werden, woher Besucherinnen und Besucher kommen (Suchmaschine, Verweis, Kampagne), mit welchem Gerät und Browser und wie lange sie bleiben –, um die Website und unser Marketing zu verbessern. Dafür setzen wir Google Analytics 4 ein, geladen über Google Tag Manager. Wir fragen dich im Hinweis „Messung und Werbung“, ob du die Kategorie „Google Analytics“ erlaubst; sie ist unabhängig von der OrDivo-Messung und von „Google-Werbung“. Ohne deine Zustimmung – oder wenn dein Browser „Global Privacy Control“ sendet – lädt OrDivo Google Analytics nicht, und es werden dafür keine Daten an Google gesendet.

Wenn du zustimmst, setzt Google Analytics die Cookies „_ga“ und „_ga_<Kennung>“ (Speicherdauer bis zu 2 Jahre) mit einer zufälligen Kennung deines Browsers und erhält technische Angaben wie IP-Adresse (Google Analytics 4 speichert sie nach Angaben von Google nicht), ungefährer Standort, Browser, Gerät, besuchte Seiten, Verweisquelle und Interaktionen auf den Seiten. Namen, E-Mail-Adressen oder Firmendaten gibt OrDivo nicht an Google Analytics weiter. Hast du auch „Google-Werbung“ erlaubt, kann Google die Analysedaten mit Google Ads verknüpfen, etwa um den Erfolg von Anzeigen auszuwerten. Anbieterin ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Daten können an Google LLC in den USA übermittelt werden (Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Google bearbeitet die Analysedaten für uns als Auftragsbearbeiterin; die Freigabe dieser Daten an Google für eigene Zwecke haben wir ausgeschaltet, und Google Signals (geräteübergreifende Auswertung über angemeldete Google-Konten) setzen wir nicht ein. Daten, die mit der Kennung deines Browsers verknüpft sind, löscht Google Analytics nach 14 Monaten automatisch; erhalten bleiben nur zusammengefasste Statistiken ohne Bezug zu einzelnen Personen (etwa Seitenaufrufe pro Monat). Einzelheiten: Datenschutzerklärung von Google.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung; Widerruf und neue Wahl wie unten beschrieben. Lehnst du „Google Analytics“ ab oder widerrufst du, löscht OrDivo in deinem Browser die Analytics-Cookies auf ordivo.ch.

Werbemessung mit Google Tag Manager und Google Ads (nur mit Zustimmung)

Wir schalten Anzeigen bei Google und möchten messen, ob eine Anzeige zu einer Registrierung bei OrDivo geführt hat. Dafür fragen wir dich beim ersten Besuch in einem Hinweis, ob du die Kategorie „Google-Werbung“ erlaubst; sie ist unabhängig von der eigenen OrDivo-Messung und von „Google Analytics“ (oben). Ohne deine Zustimmung zu „Google-Werbung“ – oder wenn dein Browser „Global Privacy Control“ sendet – lädt OrDivo Google Ads nicht, und es werden dafür keine Daten an Google gesendet. Google Tag Manager lädt nur, wenn du mindestens eine der beiden Google-Kategorien erlaubst; er gibt jedem Dienst nur die Signale frei, denen du zugestimmt hast (Google Consent Mode: Werbung nur mit „Google-Werbung“, Analyse nur mit „Google Analytics“).

Wenn du zustimmst, lädt dein Browser Google Tag Manager und Google Ads (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Google LLC, USA). Google setzt dabei Cookies und erhält technische Angaben wie IP-Adresse, Browser, besuchte Seite und die Information, ob du über eine Anzeige gekommen bist. Eröffnest du danach ein neues OrDivo-Konto mit Testphase, meldet OrDivo dies einmal an Google Ads – mit einer zufälligen Kennung, ohne Namen, E-Mail-Adresse oder Firmendaten. Google kann diese Angaben auch nutzen, um dir Anzeigen von OrDivo auf anderen Websites zu zeigen (Remarketing). Daten können dabei in die USA übermittelt werden; Google stützt sich dafür auf das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Einzelheiten: Datenschutzerklärung von Google.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder neu entscheiden: Messung und Werbung neu wählen. Deine Wahl speichern wir für 12 Monate im Cookie „ordivo_werbung“ in deinem Browser (ohne Kennung). Für die Meldung einer Kontoeröffnung hält das Skript der Werbemessung die zufällige Kennung bis zu deiner Wahl im Sitzungsspeicher des Browsers („ordivo_konv_offen“, gelöscht beim Schliessen des Tabs oder bei „Ablehnen“) und merkt sich nach einer Meldung die zuletzt gemeldeten Kennungen im lokalen Speicher („ordivo_konv_gemeldet“), damit keine Eröffnung doppelt gemeldet wird. Mit „Ablehnen“ oder einem Widerruf löscht OrDivo in deinem Browser auch die Cookies, die Google Tag Manager und Google Ads auf ordivo.ch gesetzt haben („_gcl_*“).

Google Tag Manager, Google Analytics und Google Ads laden nur auf den öffentlichen Seiten von ordivo.ch. In der angemeldeten Anwendung, bei Anmeldung und Registrierung, in der privaten Steuererklärung und in der Plattformverwaltung lädt OrDivo sie nie – auch nicht, wenn du auf der Website zugestimmt hast; dort erlaubt der Browser auch keine Verbindung zu diesen Diensten. Nach der Eröffnung eines neuen Kontos zeigt OrDivo deshalb einmal eine öffentliche Willkommensseite ohne Firmen- oder Personenangaben; nur dort wird die Eröffnung – mit deiner Zustimmung – an Google Ads gemeldet, danach geht es in die Anwendung.

4. Konto, Anmeldung und Sicherheitsprotokolle

Für Ihr Konto bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und weitere Firmenangaben (etwa Adresse, Rechtsform, UID, Telefon), Ihre Rolle und Berechtigungen, das Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), Einstellungen, Abonnement und Verlauf der Testphase. Zur Sicherheit protokollieren wir Anmeldeversuche (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkt, Erfolg) und wichtige Handlungen im Konto (etwa Änderungen an Rollen, Freigaben und Einstellungen) mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Adresse.

Bei der Registrierung einer Firma prüfen wir, ob es die Firma bei OrDivo schon gibt (Name und gegebenenfalls UID), damit keine doppelten Firmen entstehen und die Testphase nicht mehrfach genutzt wird. Dafür halten wir das Ergebnis der Prüfung fest: eingegebener Firmenname, UID, gewählter Tarif, Ergebnis und Entscheid, die betroffenen bestehenden Firmen, die IP-Adresse und eine Kennung des Browsers (nur als Prüfsumme). Fragen Sie Zugang zu einer bestehenden Firma an, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse für die Anfrage. Die Fristen stehen in Ziffer 22.

Zu Ihrem Schutz erhalten Sie Sicherheitsmitteilungen per E-Mail, etwa wenn Ihr Passwort geändert wurde oder wenn eine Anmeldung von einem bisher unbekannten Browser aus einem ungewohnten Netz erfolgt. Für die zweite Prüfung nutzen wir das Cookie aus Ziffer 3 und die ohnehin geführten Anmeldeversuche; zusätzliche IP-Adressen speichern wir dafür nicht. Die Mitteilung nennt Zeitpunkt, Browser und Betriebssystem, aber keine IP-Adresse. Die Mitteilung über neue Anmeldungen können Sie in Ihrem Profil abschalten, Mitteilungen über Passwortänderungen nicht.

Zwecke: Bereitstellung von OrDivo, Vertragsabwicklung, Kommunikation mit Ihnen, Sicherheit, Aufklärung von Missbrauch und Nachweis von Handlungen.

5. Geschäfts- und Buchhaltungsdaten

In OrDivo führt die Kundin ihre Geschäftsdaten, zum Beispiel Kundinnen, Lieferanten und Ansprechpersonen mit Kontaktangaben, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, Zahlungen, Zahlungsreferenzen, Belege und deren erkannten Text, Ausgaben, Buchungen und Kontierungen, MWST-Angaben, Abschlüsse und Berichte, Produkte, Lager, Projekte, Termine, Liegenschaften und Dokumente. Diese Daten bearbeiten wir als Auftragsbearbeiterin ausschliesslich, um OrDivo für die Kundin zu betreiben.

Liegenschaften (Abonnement Pro): Verwaltet eine Kundin Liegenschaften in OrDivo, erfasst sie dort auch Personen, die selbst kein OrDivo-Konto haben: Mietparteien, Mitmietende und Eigentümerinnen. Dazu bearbeitet OrDivo in ihrem Auftrag Name und Kontaktangaben (wie bei Kundinnen), die Rolle als Mietpartei oder Eigentümerin, Mietverhältnisse mit Objekt, Beginn, Ende und Mietzins, Sollstellungen und Zahlungen, Mietzinsdepots, Nebenkosten- und Eigentümerabrechnungen mit Anteilen, die Auszahlungs-IBAN einer Eigentümerin, Notizen und Dokumente zur Liegenschaft. OrDivo verwendet diese Daten nur für die Verwaltung, Abrechnung und Buchhaltung der Kundin. Weitergegeben werden sie nur, wenn die Kundin selbst etwas versendet (etwa eine Abrechnung per E-Mail, Ziffer 12) oder OrDivo AI verwendet (Ziffer 10); OneDrive und der Notzugang des Supports umfassen Liegenschaftsdaten nicht (Ziffern 14 und 19). Die Kundin ist dafür verantwortlich, die betroffenen Personen über diese Bearbeitung zu informieren.

Buchungen werden nicht gelöscht, sondern nur durch Gegenbuchungen berichtigt, damit die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Aufbewahrung: Ziffer 22.

6. Lohn- und Personaldaten

Nutzt eine Kundin den Lohn (Abonnement Pro), bearbeitet OrDivo in ihrem Auftrag Daten ihrer Mitarbeitenden, insbesondere Name, Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Personalnummer, Funktion, Pensum, Lohnbestandteile, Sozialversicherungs- und Quellensteuerangaben, Bankverbindung für die Lohnzahlung, Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Der Zugriff ist auf Personen mit dem Bereich „Lohn“ beschränkt; ein Notzugang des Supports umfasst Lohndaten nicht.

7. Steuerdaten

Für die Vorbereitung der privaten Steuererklärung bearbeitet OrDivo besonders heikle Finanzdaten der steuerpflichtigen Person: Angaben zu Einkommen, Vermögen, Schulden und Abzügen sowie Belege wie Lohnausweise, Rentenbescheinigungen, Bank- und Wertschriftenauszüge, Säule-3a- und Pensionskassenbelege, Belege zu Krankenkasse, Hypotheken, Spenden, Kinderbetreuung und Weiterbildung. Solche Belege können Rückschlüsse auf Gesundheit oder Weltanschauung zulassen und damit besonders schützenswerte Personendaten enthalten.

Zugriff hat nur die steuerpflichtige Person selbst bzw. die Inhaberin für ihren eigenen Fall; Belege der Steuererklärung werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
Die Daten werden nur für die Vorbereitung der Steuererklärung verwendet.
OrDivo übermittelt nichts an eine Steuerbehörde (Ziffer 18).
Nur wenn Sie OrDivo AI in der Steuererklärung verwenden – „Beleg einordnen“, eine Frage an OrDivo AI oder das geführte Gespräch –, geht der dafür nötige Text an OrDivo AI (Ziffer 10). AHV-Nummern, IBAN, Wallet-Adressen und erkennbare Zugangsdaten werden vorher unkenntlich gemacht. Ein Diktat über OpenAI ist in der Steuererklärung derzeit ausgeschaltet; es geht keine Sprachaufnahme an OpenAI.

8. Bankdaten

Führt die Kundin Bankkonten in OrDivo, bearbeiten wir Bezeichnung, IBAN, BIC und Bank des Kontos sowie aus importierten Kontoauszügen (camt.053/054) Buchungsdatum, Valuta, Betrag, Währung, Gegenpartei, Zahlungszweck, Referenzen und, soweit enthalten, Saldi; die hochgeladene Originaldatei wird gespeichert. Die Daten dienen der Buchhaltung und dem Abgleich mit Rechnungen und Belegen. OrDivo ist keine Bank, verfügt nicht über Gelder der Kundin und hat keinen Zugang zu ihrem Online-Banking. Eine direkte Verbindung zu Banken bietet OrDivo nicht an.

9. Abonnement und Zahlungen (Payrexx)

Die Online-Zahlung ist vorbereitet, aber derzeit nicht freigeschaltet; Abonnemente werden nach Vereinbarung freigeschaltet und abgerechnet. Für die Abrechnung bearbeiten wir Abonnement, Preis, Perioden und Zahlungsstatus.

Sobald die Online-Zahlung angeboten wird, wickelt die Payrexx AG (Schweiz) die Zahlungen ab. Die Zahlungsdaten geben Sie auf der Zahlungsseite von Payrexx ein; OrDivo erhält keine vollständigen Kartendaten. Damit Payrexx den Beleg zustellen und die Zahlung der kaufenden Person zuordnen kann, übermitteln wir Payrexx die E-Mail-Adresse der kaufenden Person und den Firmennamen, dazu Betrag, Zweck und eine interne Referenznummer. Ein Abonnement führt Payrexx als monatliches Abonnement und belastet es jeden Monat, bis es gekündigt wird. Von Payrexx erhalten und speichern wir Betrag, Währung, Transaktions- und Abonnementnummer, Zahlungsstatus, den nächsten Zahlungstermin sowie die Art des Zahlungsmittels mit einer gekürzten Anzeige und dem Ablaufmonat. Kontaktangaben aus den Benachrichtigungen von Payrexx speichern wir nicht. Payrexx und die von ihr eingesetzten Zahlungsdienstleister bearbeiten die Zahlungsdaten, einschliesslich Angaben zur Betrugsprävention und zur 3-D-Secure-Prüfung, auch in eigener Verantwortung nach ihren Bedingungen.

10. OrDivo AI und OpenAI

OrDivo AI nutzt Sprachmodelle von OpenAI über deren Programmierschnittstelle (API). Daten gehen in zwei Fällen an OpenAI:

Wenn eine Person eine KI-Funktion verwendet – etwa eine Frage an den Assistenten, „Mit OrDivo formulieren“, die Textprüfung, einen KI-Vorschlag oder „Mit OrDivo AI lesen“ auf einem Beleg –, und nur, soweit diese Person die Daten in OrDivo selbst sehen darf.
Automatisch, aber nur wenn die Firma die jeweilige Automatik ausdrücklich eingeschaltet hat (alle standardmässig ausgeschaltet): das Nachlesen unklarer Belege (unten, „Belegbilder“), die Formulierung von Erinnerungen (unten) und das Vorbereiten einer Offerte zu einer übernommenen LeadMatch-Anfrage (dabei gehen Titel und Beschreibung der Anfrage an OpenAI).

Eine neue Firma und ein neues Privatkonto nutzen OrDivo AI erst, nachdem die Inhaberin bzw. Administration (Firma) oder die Person selbst (Privatkonto) es ausdrücklich aktiviert hat; vorher geht keine Anfrage an OpenAI, auch nicht im Hintergrund.

Mit dem Schalter „KI verwenden“ (Einstellungen › OrDivo AI) schaltet die Firma alle KI-Funktionen und -Automatiken ab; OrDivo ruft OpenAI für sie dann nicht mehr auf. Übermittelt werden die für die jeweilige Anfrage nötigen Angaben. Das können sein:

Ihre Eingabe (Frage, zu formulierender oder zu prüfender Text) und die letzten Nachrichten desselben Gesprächs; Eingaben können beliebige Personendaten enthalten, auch von Dritten. Erkannte Passwörter, Zugangsschlüssel und -token, Wiederherstellungsphrasen und AHV-Nummern macht OrDivo vorher unkenntlich; IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in Ihrer Eingabe bleiben stehen, weil sie oft Teil der Aufgabe sind,
Angaben zum Zusammenhang, etwa die geöffnete Seite, Ihre Rolle, das Abonnement und die Sprache,
Kundenangaben wie Name, Kundennummer, Ort und Zahlungsbedingungen; Strasse, E-Mail-Adresse, Telefon und Notizen nur, soweit die Aufgabe sie braucht – etwa die E-Mail-Adresse für einen E-Mail-Entwurf oder die Telefonnummer, wenn danach gefragt wird; für Umsatz- oder Rechnungsfragen nie (Notizen ohne AHV-Nummern, IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern), und beim Vorbereiten einer E-Mail die hinterlegte Adresse des Empfängers; Mietparteien und Eigentümerinnen sind in OrDivo Kundinnen und werden gleich behandelt,
Rechnungen mit Nummer, Kunde, Beträgen, Fälligkeit und Mahnstufe,
Belege und Ausgaben mit Lieferant, Beträgen, MWST und dem erkannten Belegtext (AHV-Nummern darin unkenntlich gemacht), sowie Buchungszeilen,
Bankbewegungen mit Datum, Betrag, Gegenpartei und Zahlungszweck (IBAN, AHV-Nummern und E-Mail-Adressen darin unkenntlich gemacht),
MWST-Zahlen einer Abrechnungsperiode,
Angaben zu Mitarbeitenden: Name, Personalnummer, Funktion und Pensum, nur für Personen mit Zugriff auf den Lohn. Löhne, Lohnbestandteile, AHV-Nummern, Bankverbindungen und Quellensteuerangaben aus dem Lohn gibt OrDivo AI nicht an OpenAI weiter. Lohnangaben gehen nur mit, wenn sie in einer Eingabe stehen, auf einem Beleg, den OrDivo AI liest, oder im Zahlungszweck einer Bankbewegung,
Produkte, Preise, Lagerbestände und Projekte,
für die private Steuererklärung Fortschritt, offene Fragen und Dateinamen von Belegen, Ihre Fragen und Antworten im geführten Gespräch sowie, bei „Beleg einordnen“, der erkannte Text dieses Belegs – jeweils mit unkenntlich gemachten AHV-Nummern, IBAN, Wallet-Adressen und Zugangsdaten (Ziffer 7); dazu gehören auch Ihre eigenen Angaben zum Einkommen, etwa der Nettolohn aus einem Lohnausweis,
Belegbilder: Wählt eine Person auf einem Firmenbeleg „Mit OrDivo AI lesen“, schickt OrDivo ein Bild des Belegs an OpenAI (bei einem PDF ein Bild der ersten Seite, bei Fotos ohne Metadaten wie Standort, grosse Fotos in der Regel als verkleinerte Kopie) zusammen mit dem lokal erkannten Text, damit Lieferant, Datum, Beträge und MWST ausgelesen werden. Automatisch – ohne Klick, wenn OrDivo Total, Datum oder Positionen lokal nicht sicher erkennt – geschieht das nur, wenn Inhaberin oder Administration der Firma „Belege automatisch mit OrDivo AI lesen“ ausdrücklich eingeschaltet hat (standardmässig ausgeschaltet; abschaltbar unter Einstellungen › OrDivo AI). Dateiname, Firmen- und Personenangaben aus OrDivo gehen dabei nicht mit; was auf dem Beleg steht, ist Teil des Bildes. Das Ergebnis bleibt ein Vorschlag, den Sie prüfen,
die von der Firma bzw. von Ihnen ausdrücklich bestätigten Vorlieben aus dem Arbeitsgedächtnis sowie Stammdaten der Firma (Rechtsform, MWST-Methode, Tätigkeit gemäss ESTV) und von Menschen bestätigte Buchungszuordnungen (siehe unten).

Formulierung von Erinnerungen: Schaltet eine Firma diese Funktion ein (standardmässig ausgeschaltet), lässt OrDivo wichtige und dringende Erinnerungen an deren Mitarbeitende (Ziffer 12) von OpenAI in eigene Worte fassen, zulasten des KI-Guthabens der Firma. Übermittelt werden nur Art und Dringlichkeit des Hinweises und seine Angaben, etwa Rechnungs- oder Belegnummer, Name der Kundin oder des Lieferanten, offener Betrag, Fälligkeit, Titel einer Aufgabe, Abrechnungsperiode und Frist der MWST oder der Name einer Anbindung.

Nicht an OpenAI gehen Passwörter und Zugangsdaten sowie Daten anderer Firmen. Steht auf einem Firmenbeleg eine Nummer wie die AHV-Nummer, macht OrDivo sie im erkannten Belegtext unkenntlich; im Belegbild bleibt sie sichtbar und geht mit.

Arbeitsgedächtnis: OrDivo AI merkt sich nur, was eine Person ausdrücklich bestätigt hat (zum Beispiel „Offerten immer per Sie“), je Firma oder nur für diese Person; Vermutungen werden nie gespeichert. Inhaberin und Administration können die Einträge der Firma einsehen, löschen oder das Lernen ausschalten; persönliche Einträge sieht und löscht die Person selbst (Einstellungen › OrDivo AI). Ein Eintrag, der 365 Tage weder bestätigt noch genutzt wurde, wird gelöscht.

OrDivo ruft OpenAI für Text- und Bildanfragen so auf, dass OpenAI die Antworten nicht als Anwendungszustand speichert (Einstellung „store: false“; die Transkription von Sprachaufnahmen läuft ohne diese Einstellung), und sendet keine Namen, E-Mail-Adressen oder Kennungen von Personen oder Firmen als Anfragemerkmal mit. Ob und wie lange OpenAI übermittelte Daten darüber hinaus aufbewahrt (etwa zur Missbrauchserkennung), ob sie zum Training verwendet werden und wo OpenAI sie bearbeitet, richtet sich nach den jeweils geltenden Bedingungen von OpenAI für die API; OpenAI ist ein Anbieter mit Sitz in den USA, eine Bearbeitung nur in der Schweiz oder der EU sichert OrDivo nicht zu.

Gespräche mit dem KI-Assistenten der Firma und Gespräche der privaten Steuererklärung löscht OrDivo hundertachtzig Tage nach der letzten Aktivität; Sie können ein Gespräch jederzeit selbst löschen. Vorschläge der KI, die Sie bestätigen oder ablehnen, werden mit ihrem Inhalt protokolliert; diese Protokolle und Ihre Rückmeldungen zu Antworten löscht OrDivo nach derselben Frist (ein Vorschlag, der noch auf Ihre Bestätigung oder eine offene Prüfung durch die Treuhand wartet, bleibt bis dahin). Was OrDivo AI auf einem Beleg erkannt hat, gehört zum Beleg und bleibt so lange wie der Beleg. Für die Abrechnung des KI-Guthabens speichern wir je Anfrage Modell, Mengenangaben und Kosten.

Diktat: Das Diktat im KI-Assistenten nutzt, wo der Browser es kann, dessen eigene Spracherkennung; je nach Browser wird die Aufnahme dabei vom Browserhersteller verarbeitet (zum Beispiel Google oder Apple), nach dessen Bedingungen. Eine Umwandlung von Sprachaufnahmen über OpenAI ist derzeit ausgeschaltet: OrDivo schickt keine Sprachaufnahme an OpenAI. Wo der Browser keine eigene Spracherkennung hat (und in der privaten Steuererklärung), ist das Diktat in OrDivo AI deshalb nicht verfügbar; das Diktat der Tastatur funktioniert weiterhin. Das Diktat ist in den Einstellungen der Firma abschaltbar.

11. Automatisierte Entscheidungen

OrDivo trifft keine Entscheidungen, die ausschliesslich automatisiert erfolgen und für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen. Die Texterkennung und OrDivo AI machen Vorschläge, etwa für Kontierungen, Buchungen, Zahlungsabgleiche oder die Einordnung von Steuerbelegen; wirksam werden sie erst, wenn eine Person sie prüft und bestätigt. Einen automatischen Versand, etwa von Mahnungen oder wiederkehrenden Rechnungen, schaltet die Kundin selbst ein.

12. E-Mail-Versand

OrDivo versendet alle E-Mails über die Microsoft-365-Umgebung von Presolutions (Microsoft Graph). Dazu gehören Systemnachrichten (Bestätigung, Passwort, Sicherheit, Testphase, Abonnement) und Nachrichten, welche eine Kundin an ihre eigene Kundschaft sendet, etwa Offerten, Rechnungen mit PDF-Anhang, Mahnungen und Terminerinnerungen. Absender ist no-reply@ordivo.ch, bei Nachrichten einer Kundin mit deren Firmennamen („<Firma> via OrDivo“); Antworten gehen an die Firma bzw. an support@ordivo.ch. Microsoft bearbeitet dabei Empfänger, Absender, Betreff, Inhalt und Anhänge.

OrDivo speichert versendete Nachrichten (Empfänger, Betreff, Inhalt, Verweis auf Anhänge, Versandstatus), damit die Kundin nachvollziehen kann, was wann versendet wurde. Links mit persönlichen Zugangscodes, etwa zur Bestätigung der E-Mail-Adresse oder zum Zurücksetzen des Passworts, speichern wir nur unkenntlich gemacht. Systemnachrichten ohne solche Links legt Microsoft zudem im Postfach no-reply@ordivo.ch unter „Gesendete Elemente“ ab; Nachrichten mit Zugangslinks werden dort nicht abgelegt. Das OrDivo-Logo ist in die Nachricht eingebettet und wird nicht von einem Server nachgeladen. OrDivo misst nicht, ob eine Nachricht geöffnet wird.

Erinnerungen und Hinweise: OrDivo weist berechtigte Personen einer Firma auf Fälligkeiten und offene Punkte aus den eigenen Daten der Firma hin, etwa auf bald fällige oder überfällige Rechnungen, fällige Lieferantenrechnungen, überfällige Aufgaben, bevorstehende Termine, fehlende Belege, eine Frist der MWST-Abrechnung oder eine Anbindung, die neu bestätigt werden muss. Die Hinweise erscheinen in OrDivo und, je nach Einstellung, per E-Mail. Weniger dringende Hinweise fassen wir zu einer täglichen Übersicht am Morgen zusammen; zwischen 21 und 7 Uhr versenden wir keine Erinnerungs-Mails. Welche Hinweise per E-Mail kommen, stellt jede Person in ihrem Profil ein; Sicherheitsmitteilungen lassen sich nicht abschalten. Diese Hinweise gehen nur an Personen mit Zugang zur Firma, nie an deren Kundschaft. Wir speichern die Hinweise mit den zugrunde liegenden Angaben (etwa Nummer, Betrag und Fälligkeit), ihren Zustellstatus je Kanal und ob sie gelesen oder ausgeblendet wurden.

13. Microsoft-Anbindung der Kundschaft

Diese Anbindung ist freiwillig (Abonnement Pro). Eine berechtigte Person kann ihr eigenes Microsoft-Konto über Microsoft Entra ID (OAuth) verbinden. OrDivo nutzt dabei Microsoft Graph und nur die Berechtigungen, die die Person bei Microsoft bestätigt; weitere Berechtigungen fragt OrDivo erst an, wenn Sie die jeweilige Funktion einschalten:

Verbindung: dauerhafter Zugang und Grundangaben des Kontos (Berechtigungen „offline_access“, „User.Read“ sowie „openid“, „profile“, „email“). OrDivo speichert Kontobezeichnung, Kontoart (Geschäftskonto oder persönliches Konto), die Kennung der Organisation, die erteilten Berechtigungen und welche Funktionen das Konto unterstützt.
Outlook-Kalender und Teams-Besprechungen („Calendars.ReadWrite“): OrDivo legt Termine mit Titel, Notizen, Zeit, Ort und Erinnerung an, ändert und sagt sie ab und speichert die Kennungen des Outlook-Termins. Laden Sie eine Kundin über Outlook ein, übermittelt OrDivo deren Namen und E-Mail-Adresse an Microsoft, und Microsoft verschickt Einladung, Änderungen und Absage. Bei einer Teams-Besprechung erzeugt Microsoft den Beitrittslink, den OrDivo speichert und anzeigt. Termine aus Ihrem Kalender werden in OrDivo gespeichert, soweit Sie den Abgleich dafür einrichten.
Versand über das eigene Outlook-Postfach („Mail.Send“): Nach Ihrer Bestätigung versendet OrDivo die Nachricht direkt aus Ihrem Postfach; Microsoft bearbeitet Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge und legt die Nachricht unter den gesendeten Elementen ab. OrDivo protokolliert den Versand wie in Ziffer 12.
OneDrive („Files.ReadWrite“): siehe Ziffer 14.
Anmeldung mit Microsoft (sofern freigeschaltet): Kennungen des Kontos und der Organisation, Name und E-Mail-Adresse. Ein OrDivo-Konto wird nur nach ausdrücklicher Bestätigung verknüpft, nie allein aufgrund derselben E-Mail-Adresse.

Nachrichten in Kanäle oder Chats von Microsoft Teams sendet OrDivo nicht. Die Zugangsschlüssel (Access- und Refresh-Tokens) werden verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert und nur für die genannten Funktionen verwendet. Muss eine Berechtigung erneuert werden, weist OrDivo darauf hin. OrDivo erhält kein Microsoft-Passwort. Beim Trennen löscht OrDivo die Zugangsschlüssel; die Freigabe bei Microsoft widerrufen Sie zusätzlich in Ihrem Microsoft-Konto bzw. Ihre Administration in Microsoft Entra ID. Microsoft bearbeitet die Daten nach seinen eigenen Bedingungen.

14. OneDrive

Die Anbindung an OneDrive ist freiwillig (Abonnement Pro). Sie setzt die Microsoft-Anbindung nach Ziffer 13 und die zusätzliche Berechtigung „Files.ReadWrite“ voraus, die eine berechtigte Person bei Microsoft bestätigt. OrDivo greift nur auf die Ordner zu, welche die Firma in ihrem eigenen OneDrive auswählt, und bearbeitet dabei:

beim Hochladen: Kopien neuer Belege sowie PDF-Fassungen versendeter oder abgeschlossener Rechnungen und Offerten, mit Dateiname, Inhalt und Grösse;
beim Übernehmen: neue Dateien im gewählten Ordner, die OrDivo herunterlädt und wie einen hochgeladenen Beleg ablegt (Ziffer 5);
zur Steuerung des Abgleichs: Kennungen von Konto, Laufwerk, Ordner und Datei, den Pfad zur Anzeige, Änderungskennungen und Prüfsummen sowie Zeitpunkt, Zustand und Fehler des Abgleichs.

Private Steuerunterlagen, Lohn- und Liegenschaftsdokumente und die übrige Dokumentablage überträgt OrDivo nie. OrDivo löscht keine Dateien in OneDrive; geänderte oder gelöschte Dateien in OneDrive zeigt OrDivo an, ohne die Belege in OrDivo zu verändern. Beim Trennen endet der Abgleich und die Zugangsschlüssel werden gelöscht (Ziffer 13). Microsoft bearbeitet OneDrive-Daten nach seinen eigenen Bedingungen.

15. Google

Diese Anbindung ist freiwillig. Eine Person kann ihr eigenes Google-Konto verbinden (OAuth), um sich mit Google anzumelden (Kennung, Name, E-Mail-Adresse), Termine in einem eigens von OrDivo angelegten Kalender „OrDivo“ im Google Kalender abzugleichen (auf andere Kalender greift OrDivo nicht zu), Offerten, Rechnungen und Mahnungen über das eigene Gmail-Postfach zu versenden (Berechtigung nur zum Senden; OrDivo kann den Posteingang nie lesen) oder Buchhaltungsdokumente in einem eigens von OrDivo angelegten Google-Drive-Ordner abzulegen (Berechtigung nur für von OrDivo selbst erstellte Dateien und für einzelne Dateien, die die Person im Google-Auswahlfenster selbst wählt; auf das übrige Drive der Person greift OrDivo nicht zu). Jede dieser Berechtigungen ist einzeln zustimmungspflichtig. Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und beim Trennen bei Google widerrufen. Google Meet nutzt OrDivo nicht. Die Verwendung von Daten, die OrDivo über Google-Schnittstellen erhält, wird der Google API Services User Data Policy entsprechen, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“).

16. WhatsApp

OrDivo bietet keine Anbindung an WhatsApp oder andere Dienste von Meta an. Wird eine Anbindung an die WhatsApp Business Platform eingeführt, ergänzen wir diese Erklärung vorher; bearbeitet würden dann Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Vorlagen, Zeitpunkte, Zustell- und Lesestatus sowie technische Kennungen.

Verknüpfung mit LeadMatch

Entwurf, Textversion 2026-09-14 – vom Betreiber noch nicht bestätigt.

LeadMatch ist ein eigenständiges Schweizer Produkt mit eigenem Abonnement und eigener Datenschutzerklärung (LeadMatch). OrDivo und LeadMatch tauschen Daten nur aus, wenn eine Firma beide Produkte ausdrücklich verknüpft hat.

Wann Daten ausgetauscht werden

Nur nach der ausdrücklichen Zustimmung der Inhaberin oder eines Admins – je Firma, nie für eine Person allein.
OrDivo speichert dazu, wer wann welcher Textversion mit welchem Umfang zugestimmt hat.
Erst wenn LeadMatch die Verknüpfung auf seiner Seite bestätigt, ist sie aktiv.
Eine gleiche E-Mail-Adresse verknüpft nie etwas. Passwörter werden zwischen den Produkten weder kopiert noch geprüft.
Die Zuordnung der Firma ergibt sich ausschliesslich aus der Verknüpfung; eine Firma sieht nie die Daten einer anderen.

Was ausgetauscht wird – nur das Nötigste

Firmenidentität und Zuordnung (für jede Verknüpfung nötig): Welche OrDivo-Firma zu welcher Firma beim Partner gehört (stabile Kennungen, Firmenname).
Status der Verknüpfung (für jede Verknüpfung nötig): Ob die Verknüpfung besteht, seit wann und ob sie getrennt wurde.
Abo- und Berechtigungszustand für gemeinsame Funktionen (nur wenn bei der Zustimmung gewählt): Zum Beispiel für den Kombirabatt: Testphase, aktiv, gekündigt – ohne Preise und ohne Buchhaltung.
Übertragene Leads, Kunden und Aufträge (nur wenn bei der Zustimmung gewählt): Nur Leads, die der Partner ausdrücklich überträgt, und deren Status in OrDivo (Auftrag, Offerte, Rechnung erstellt) – ohne Beträge.
Zustand der Synchronisation (nur wenn bei der Zustimmung gewählt): Letzter Abgleich, ausstehende und fehlgeschlagene Meldungen.

Was nie ausgetauscht wird

Banktransaktionen und Kontobewegungen
Buchhaltungsjournal und Kontenplan
Rechnungen ohne Bezug zu einem übertragenen Lead
Lohndaten
Steuerdaten
Belege und Dokumente ohne Bezug zu einem übertragenen Lead

Wie lange es gespeichert wird

Leads, die LeadMatch überträgt, liegen im Eingang von OrDivo, bis die Firma sie übernimmt oder ignoriert. Nicht übernommene Leads verfallen nach 90 Tagen.
Die übertragenen Angaben löscht OrDivo 30 Tage nach der Erledigung aus dem Eingang, das Eingangsprotokoll selbst nach 180 Tagen.
Übernommene Kunden und Aufträge sind danach Geschäftsdaten der Firma in OrDivo und werden wie alle anderen behandelt.
Zustimmungen und Trennungen bewahrt OrDivo als Nachweis auf.

Widerruf

Die Inhaberin oder ein Admin kann die Verknüpfung jederzeit trennen – in OrDivo unter „LeadMatch“ im Kontomenü. Die Trennung wirkt sofort: OrDivo nimmt keine Daten mehr von LeadMatch an und sendet keine mehr dorthin, und alle Inhaberinnen und Admins der Firma erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Wann LeadMatch die Trennung auf seiner Seite anzeigt, bestimmt LeadMatch. Bereits übernommene Kunden und Aufträge bleiben in OrDivo.

18. Behörden und öffentliche Register

Steuerbehörden und ESTV: OrDivo übermittelt keine Steuererklärungen und keine MWST-Abrechnungen an Behörden. Die Übertragungshilfe für die Steuererklärung laden Sie selbst herunter und verwenden sie im offiziellen Portal bzw. mit der Software Ihres Kantons.
Sozialversicherungen: OrDivo übermittelt keine Lohndaten elektronisch an Behörden oder Versicherungen.
UID-Register des Bundes: Bei der Firmensuche im Kundenformular sendet OrDivo den eingegebenen Suchbegriff (etwa Firmenname, UID oder Adressteile) an das Unternehmens-Identifikationsregister des Bundesamts für Statistik; Ergebnisse werden höchstens vierundzwanzig Stunden zwischengespeichert.
Gesetzliche Pflichten: Wir geben Daten an Behörden oder Gerichte heraus, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte nötig ist.

19. Zugriff durch Treuhand, Support und Plattform

Team und Treuhand: Die Kundin bestimmt, wer Zugang erhält. Eine eingeladene Treuhänderin sieht nur die freigegebenen Bereiche; der Zugang ist entziehbar und wird protokolliert.
Plattformverwaltung: Berechtigte Mitarbeitende von Presolutions sehen für Betrieb, Abrechnung und Sicherheit Stammdaten der Firma, Abonnement, die Liste der Nutzenden mit Rolle und letzter Anmeldung, die KI-Nutzung und den Status von Anbindungen, nicht aber Geschäftsdaten.
Support: Zugriff auf Geschäftsdaten nur mit befristeter Freigabe der Inhaberin für die gewählten Bereiche oder, in dringenden Fällen, über einen begründeten Notzugang (höchstens sechzig Minuten, nur lesend, ohne Lohn- und Liegenschaftsdaten, mit Mitteilung an die Inhaberin). Jede Anfrage im Support wird protokolliert.
Bestellte Dienstleistungen: Bestellt die Kundin eine Dienstleistung einer Fachperson, erhält diese befristet Zugang zu den freigegebenen Bereichen.

20. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein oder geben Daten in folgenden Fällen weiter. Die Liste der Unterauftragsbearbeiter zeigt den aktuellen Stand mit allen Änderungen; über einen neuen oder wesentlich geänderten Unterauftragsbearbeiter informieren wir die Inhaberinnen und Inhaber vorab per E-Mail.

Betrieb und Speicherung: Presolutions betreibt Server, Datenbank, Dateiablage und Sicherungen selbst in der Schweiz; es ist kein externer Hosting-Anbieter beteiligt.
OpenAI (OpenAI, L.L.C. bzw. die zuständige OpenAI-Gesellschaft, USA): Sprachmodelle für OrDivo AI (Ziffer 10).
Microsoft (Microsoft 365 von Presolutions): Versand aller E-Mails (Ziffer 12); zudem Anmeldung mit Microsoft und die Microsoft-Anbindung, wenn eine Person sie selbst verbindet (Ziffer 13).
Google: Anmeldung mit Google und die Google-Anbindung, wenn eine Person sie selbst verbindet (Ziffer 15); Google Tag Manager und Google Ads nur mit Zustimmung auf den öffentlichen Seiten (Ziffer 3).
Hersteller Ihres Browsers: nur wenn Sie das Diktat nutzen, nach dessen Bedingungen.
Bundesamt für Statistik: Suchbegriffe der Firmensuche (Ziffer 18).
Von der Kundin gewählte Empfänger: Ziele eigener Webhooks, eigene Systeme über API-Schlüssel und Zahlungsanbieter mit eigenem Schlüssel; die Kundin bestimmt diese Empfänger selbst.
Treuhänderinnen und Fachpersonen: soweit die Kundin Zugang gewährt.
Erst bei Freischaltung: Payrexx AG für Zahlungen, LeadMatch für die Verknüpfung.

Auftragsbearbeiter verpflichten wir vertraglich zur Vertraulichkeit und Datensicherheit. Daten verkaufen wir nicht, und wir geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

21. Bekanntgabe ins Ausland

Die Anwendung selbst läuft in der Schweiz. Ins Ausland gelangen Daten, wenn Dienste Dritter beteiligt sind: bei OrDivo AI an OpenAI (Anbieter mit Sitz in den USA), beim E-Mail-Versand und bei der Microsoft-Anbindung je nach Microsoft-Rechenzentrum auch ausserhalb der Schweiz, bei der Google-Anbindung und der Werbemessung an Google, beim Diktat je nach Browserhersteller, und bei den Empfängern, welche die Kundin selbst bestimmt. Wir stützen solche Bekanntgaben auf einen Entscheid des Bundesrates über einen angemessenen Datenschutz (für die USA auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist) oder auf anerkannte Standardvertragsklauseln. Wo keine dieser Grundlagen besteht, erfolgt die Bekanntgabe nur, soweit sie für die von Ihnen verlangte Leistung nötig ist.

22. Aufbewahrung

Konto- und Profildaten: für die Dauer des Vertrags und danach bis zur Löschung nach Ziffer 23.
Geschäfts- und Buchhaltungsdaten: solange die Kundin sie in OrDivo führt und bis zu ihrer Löschung nach Ziffer 23. Die gesetzliche Aufbewahrung (in der Regel zehn Jahre, Art. 958f OR) ist Pflicht der Kundin.
Unsere eigenen Abrechnungs- und Zahlungsunterlagen: zehn Jahre.
Steuerdaten: bis zur Löschung des Falls bzw. des Kontos.
Zugangsschlüssel von Anbindungen: bis zum Trennen der Anbindung.
KI-Gespräche, Vorschlagsprotokolle und Rückmeldungen: höchstens hundertachtzig Tage (Gespräche ab der letzten Aktivität); die KI-Abrechnung solange das Konto besteht.
Server-Protokolle: kurzzeitig, sie werden fortlaufend überschrieben. Was OpenAI selbst aufbewahrt, richtet sich nach den Bedingungen von OpenAI (Ziffer 10).
Anmeldeversuche: neunzig Tage.
Prüfung bei der Registrierung: IP-Adresse, Browser-Kennung und die Namen anderer Firmen neunzig Tage; danach nur noch Ergebnis, Entscheid und die Kennungen der betroffenen Firmen bis zu zwei Jahre. Name und E-Mail-Adresse einer Zugangsanfrage zwei Jahre nach dem Entscheid. Diese Fristen hat OrDivo für die Nachvollziehbarkeit und die Missbrauchsabwehr festgelegt.
Handlungsprotokolle: technische Einträge (Anmeldung, Konto, Sicherheit, Einstellungen der Darstellung und Anbindungen, Verwaltung der Plattform) zwei Jahre, auch nach einer Kontolöschung. Ausgenommen sind der Nachweis, welche Fassung der AGB und dieser Datenschutzerklärung eine Person wann akzeptiert hat, und die Einträge zur Löschung und Aufbewahrung einer Firma: sie bleiben auch nach zwei Jahren bestehen (eine Höchstfrist wird nach rechtlicher Prüfung festgelegt). Einträge, die einen Geschäftsvorfall belegen (Buchhaltung, Belege, Rechnungen, Lohn, Abrechnungen von Plattformen, Änderungen durch Treuhänder), bleiben mit dem Namen bzw. der Adresse der handelnden Person, solange der zugehörige Datensatz besteht.
Versendete Nachrichten: Text und im Postausgang gespeicherte Anhänge neunzig Tage, danach nur noch Empfänger, Betreff und Versandstatus bis zu einem Jahr. Belegt eine Nachricht den Versand einer Rechnung, Mahnung, Offerte, eines Auftrags oder einer in OrDivo gespeicherten Datei, bleiben diese Versanddaten (ohne Text) beim Beleg; die Datei selbst gehört zu den Geschäftsdaten.
Benachrichtigungen in der Anwendung: hundertachtzig Tage nach dem Lesen oder Ausblenden; Einladungen für Treuhänder neunzig Tage nach Annahme, Widerruf oder Ablauf.
Eigene Herkunftsmessung: Besuchsdaten dreizehn Monate; die zusammengefasste Herkunft einer Firma solange das Firmenkonto besteht.
Datensicherungen: sechzig Tage; gelöschte Daten können bis zum Ablauf in Sicherungen enthalten sein.

23. Kontolöschung und Vertragsende

Nach Ende der Testphase, bei einer Sperre und nach einer Kündigung bleiben die Daten zunächst gespeichert; die Kundin kann ihre Buchhaltung während zwölf Monaten weiter lesen und die verfügbaren Exporte (Buchhaltung und Listen) herunterladen (AGB Ziffer 17 und 18).

Eigenes Konto: Unter «Mein Profil» › «Konto löschen» können Sie Ihr persönliches Konto mit Ihrem Passwort selbst löschen. Gelöscht werden Name, Anmelde-Adresse und Passwort, Anmeldungen und Sitzungen, Benachrichtigungen, persönliche Einstellungen und Anbindungen, Ihre Gespräche mit OrDivo AI sowie Ihre private Steuererklärung samt Belegen und Steuerprofil; Ihr Zugang zu Firmen endet. Es bleibt ein Eintrag ohne Namen und Adresse, damit Geschäftsdaten der Firmen, die auf Ihr Konto verweisen, vollständig bleiben. Sind Sie einzige Inhaberin oder einziger Inhaber einer Firma, übertragen Sie zuerst die Inhaberschaft oder verlangen die Löschung der Firma.

Firma: Die Löschung einer Firma nehmen wir auf Verlangen vor (Anfrage an support@ordivo.ch oder info@presolutions.ch), nach einer Prüfung, weil daran Buchhaltung, Belege und Lohndaten hängen. Enthält die Firma solche Bestände (Buchungen, Rechnungen, Belege, Lohn, MWST, Steuer- und Nachweisunterlagen), beendet die Löschung den Betrieb und alle Zugänge: Anbindungen werden getrennt und ihre Zugangsdaten gelöscht, Zugangsschlüssel und Verknüpfungen widerrufen, Benachrichtigungen und KI-Gespräche gelöscht, Konten, die nur zu dieser Firma gehören, anonymisiert. Die Geschäftsdaten der Firma (die genannten Bestände samt Kunden, Personal, Dokumenten und Dateien sowie die Protokolle dazu) bleiben ohne Zugang aufbewahrt. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden sie endgültig gelöscht; die genaue Frist und ihren Beginn legen wir nach rechtlicher Prüfung fest und nennen sie hier – bis dahin wird nichts davon gelöscht. Vor dem Ende kündigen wir die Löschung an die letzte Kontaktadresse der Inhaberin bzw. Administration an, die wir dafür bei der Löschung festhalten; eine rechtliche Sperre (etwa ein Verfahren) hält das Ende an. Kopien in Datensicherungen werden mit deren regulärem Ablauf entfernt. Firmen ohne solche Bestände werden ganz gelöscht. Die Kundin sollte ihre Daten vor der Löschung exportieren, weil sie ihre eigenen Aufbewahrungspflichten erfüllen muss.

Eine Löschung betrifft nicht Unterlagen, die wir selbst aufbewahren müssen, etwa zu unserer Abrechnung, nicht die Fristen nach Ziffer 22 und nicht Kopien in Datensicherungen bis zu deren Ablauf.

Anbindungen können Sie jederzeit trennen; nicht mehr benötigte Zugangsschlüssel werden dabei gelöscht.

24. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere:

verschlüsselte Übertragung (HTTPS) und strenge Sicherheitsvorgaben für den Browser,
Speicherung von Passwörtern nur als nicht umkehrbarer Hash,
zusätzliche Verschlüsselung einzelner, besonders heikler Angaben: Zugangsschlüssel für Anbindungen, Belege und erkannter Text der Steuererklärung, die eigene AHV-Nummer und die der Partnerin oder des Partners in der Steuererklärung sowie in der Lohnbuchhaltung AHV-Nummer, IBAN, Geburtsdatum und Wohnadresse der Mitarbeitenden (auch in den Lohnabrechnungen und vorbereiteten ELM-Datensätzen) und Nachweise zu Absenzen. Lohnbeträge, Art und Zeitraum von Absenzen, Quellensteuerangaben, übrige Geschäftsdaten, Firmenbelege und Dokumente sowie die Datensicherungen speichert OrDivo nicht zusätzlich verschlüsselt; sie sind durch Zugriffsrechte und die Trennung der Firmen geschützt,
strikte Trennung der Daten jeder Firma und Rechte nach Rollen und Bereichen,
Begrenzung von Anmeldeversuchen und Protokollierung sicherheitsrelevanter Handlungen,
eigene, getrennte Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung für die Plattformverwaltung,
tägliche Sicherungen der Datenbank auf einem getrennten System.

Kein System ist vollständig sicher. Schützen Sie Ihr Konto mit einem starken, einzigartigen Passwort und melden Sie uns einen Verdacht auf Missbrauch sofort. Wir informieren Betroffene und die Aufsicht bei einer Verletzung der Datensicherheit, soweit das Gesetz dies verlangt.

25. Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht, auf Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Format und auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Wenden Sie sich dazu an info@presolutions.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Betrifft Ihre Anfrage Geschäftsdaten einer Kundin, leiten wir sie an diese weiter oder unterstützen sie bei der Beantwortung.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, bearbeiten wir Daten zur Erfüllung des Vertrags, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, aufgrund unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb oder mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Sie haben dann zusätzlich die Rechte auf Einschränkung der Bearbeitung und auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) die zuständige Aufsichtsbehörde.

26. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich OrDivo, eingesetzte Dienste oder das Recht ändern, insbesondere bevor eine neue Anbindung freigeschaltet wird. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir Kundinnen per E-Mail oder in der Anwendung mit.

Version 2026-10-19.2 · Presolutions GmbH, 8953 Dietikon